Erfolgsfaktoren fürs Projektmanagement – so gelingen Projekte

INHALTE DES BEITRAGS

Allgemeine Erfolgsfaktoren
Der Projektleiter – Profil und notwendige Kompetenzen

Vom kleinen Verbesserungsprojekt bis zur umfangreichen Organisationsentwicklung einer gesamten Klinik oder einer Komplexeinrichtung der Altenhilfe sind die Grundlagen im Projektmanagement immer sehr vergleichbar. Zentral ist die Organisation entlang des Qualitätsregelkreises, also des PDCA-Zyklus.

Für das Projektmanagement lässt er sich auf die drei Schritte Planung, Durchführung und Abschluss reduzieren, indem die Beendigung und Überprüfung in Schritt drei zusammengefasst werden. Als Erfolgs- und Spannungsfeld zugleich kann der Dreiklang aus Unterstützung der obersten Leitung, präziser Zieldefinition und Partizipation/Kooperation über die Projektphasen gesehen werden. Der/Die Projektmanager/-in erhält dabei eine zentrale Rolle, er/sie hält die Fäden zusammen und ist die Schaltzentrale der gesamten Projektorganisation.

Allgemeine Erfolgsfaktoren

Im Mittelpunkt steht grundsätzlich der Projektmanager, bei dem die Fäden zusammenlaufen. Von der Person des Projektleiters hängt maßgeblich ab, ob ein Projekt erfolgreich zu Ende geführt werden kann oder nicht. Damit ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die Durchführung klar: Der Projektmanager muss über die entsprechenden Softskills verfügen.

Daneben kommt der Unterstützung durch die oberste Leitung eine wichtige Rolle zu. Auch wenn Veränderungen oder die Einführung neuer Abläufe heute nicht mehr nach dem Modell Topdown umgesetzt werden sollen, spielt die oberste Leitung dennoch eine sehr wichtige Rolle.

Wesentlich für den Projekterfolg ist die Bereitschaft der Mitarbeiter, die Ergebnisse auch wirklich umzusetzen und mitzutragen. Dies kann nur gelingen, wenn die Mitarbeiter im Projekt einbezogen werden und die Erarbeitung in Zusammenarbeit mit den Betroffenen erfolgt.

Wer noch nicht erlebt hat, dass ein Projekt gescheitert ist, kann sich glücklich schätzen. Einer der entscheidenden Gründe für den Misserfolg ist in der Zieldefinition begründet. Solange das Ziel unklar bleibt, scheint zwar vielleicht auf den ersten Blick ein Teil der Mitwirkenden schneller zufrieden mit dem Erreichten; aber auf den zweiten Blick wird deutlich, dass sich viele nicht mit dem Erreichten zufrieden geben, weil sie ganz andere Vorstellungen hatten.

Die verschiedenen geschilderten Aspekte sind grundlegend für den Erfolg oder Misserfolg eines Projektes. Nicht alle Aspekte können durch den Projektleiter beeinflusst werden, denn ob die oberste Leitung ein Projekt unterstützt oder nur halbherzig dabei ist, kann ein Projektleiter nicht steuern. Allerdings kann der Projektmanager das Committment der Leitung einfordern und die Leitung in den entscheidenden Phasen involvieren.

Bei der Zieldefintion und der Transparenz dagegen kann der Projektleiter direkt Einfluss nehmen und so maßgeblich zum Erfolg beitragen.

Der Projektleiter – Profil und notwendige Kompetenzen

Projektleiter oder -manager müssen über Methodenwissen zur Durchführung von Projekten verfügen. Das genügt aber nicht. Sie müssen außerdem noch ein breites Spektrum abdecken, das folgende Kompetenzen umfasst (i. A. a. die Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V. (GPM)):

• Fachkompetenz: Es geht darum, fachliches Wissen situationsgerecht einzusetzen und die Strukturen und Prozesse im Projekt zu gestalten, zu steuern, zu analysieren und zu sichern.
• Methodenkompetenz: Die Auswahl des jeweils geeigneten Werkzeuges, um planvoll und trotzdem praktikabel zum Ziel zu gelangen, ist von entscheidender Bedeutung. Der Pool muss groß genug sein, um auf die Dynamik des Alltages, wechselnde Rahmenbedingungen und die Individualität der Beteiligten reagieren zu können.
• Organisationskompetenz
• Sozialkompetenz und persönliche Kompetenzen: Fähigkeit, die Gedanken, Einstellungen und Gefühle anderer wahrnehmen zu können, sich situations- und personengerecht verständigen zu können, sowie Akzeptanz besitzen und aufrecht erhalten zu können müssen als persönliche Kompetenz so vernetzt werden, dass eine Handlungskompetenz entsteht.

Da die Leitung eines Projektes einer Führungsaufgabe entspricht, muss der Projektleiter auch über entsprechende Eigenschaften verfügen, die man sonst eher bei Führungskräften erwartet.

Dazu zählen:

• Führungskompetenz
• Engagement und Motivation
• Selbststeuerung
• Durchsetzungsvermögen
• Entspannung
• Stressbewältigung
• Offenheit
• Kreativität
• Ergebnisorientierung
• Effizienz
• Beratungsfähigkeiten
• Fähigkeit, erfolgreich Verhandlungen zu führen
• Erfahrung im Management von Konflikten und Krisen
• Verlässlichkeit
• Wertschätzung
• Ethik

Diese Auflistung spiegelt die Komplexität des Projektmanagements wider.

Zu den Erfolgsfaktoren für die praktische Organisation und Gestaltung von Projekten gehört in erster Linie, dass die Projektleitung bei der Planung, Umsetzung, Steuerung und Kontrolle des Projektes den Projektauftrag immer im Blick behält. Auch die Methodenwahl für die einzelnen Schritte obliegt der Projektleitung und genau deshalb ist die Kenntnis verschiedener Methoden und Instrumente eine wichtige Kompetenz.

Auch wenn ein Projektmanager über alle Eigenschaften verfügt und die anderen Erfolgsfaktoren (siehe Abbildung nebenstehende Seite) erfüllt sind, gibt es einige wesentliche Aspekte, die den Erfolg eines Projektes ausmachen. Dies wird auch in den Beiträgen zur Einführung der SIS und zur Implementierung der Pflegediagnosen in diesem Heft deutlich. Der Projektleiter ist in den einzelnen Projektphasen immer wieder gefordert, hier steuernd einzugreifen und alle Instrumente einzusetzen, um den Erfolg zu sichern.

In den nächsten Ausgaben erfahren Sie deswegen in einer Artikelserie mehr zu

• Projektplanung und -organisation
• Projektdurchführung und
• Projektabschluss und -evaluation

¹ In Anlehnung an einen Artikel von Thomas Güttner – erschienen in SicherheitsCheck QM, Arbeitsschutz und Hygiene (Forum Verlag Herkert GmbH, 2015)